Les extraits conformes
Un extrait conforme est un document administratif officiel délivré par la Banque que Données de l'Etat des Sols (BDES). Il a été instauré par le décret sols du 1er mars 2018 et a pour principal objectif d'apporter une meilleure sécurité juridique aux transactions immobilières. C'est pourquoi il sera réclamé lors de la vente d'un bien. Il synthétise une série d'informations utiles sur la connaissance administrative de l'état du sol. Les éléments détaillés peuvent être obtenus dans la BDES.
Comment obtenir l’extrait conforme dans la BDES
Extrait conforme et demandes administratives
Et si l'extrait conforme est incorrect ?
Combien coûtent les extraits conformes ?
Comment obtenir plus de 80 extraits conformes simultanément?
Quelle est la validité d'un extrait conforme ?
Problèmes techniques liés au tirage des extraits conformes dans la BDES
Pouvoir public dans l'incapacité d'effectuer un paiement préalable
Les trois procédures pour obtenir un extrait conforme
Extrait conforme et demandes administratives
Depuis le 1er janvier 2019, les informations de la BDES doivent être fournies via un extrait conforme lors de certaines démarches concernant une parcelle : par exemple lors de la vente d’un terrain (article 31 du Décret Sols), ou bien encore lors de l’introduction d’un permis d’environnement pour une installation ou une activité présentant un risque pour le sol (article 91). Cet extrait conforme présente un intérêt immédiat : acheteur et vendeur d’un terrain pourront immédiatement avoir une indication claire et officielle sur l’état du terrain à un moment déterminé.
Dans certains cas, d’autres obligations pourront également découler de la présence d’une parcelle de couleur pêche dans la BDES, pour autant qu’un fait générateur soit rencontré et que les dérogations ne s’appliquent pas. Ces obligations concernent notamment la réalisation d'investigations du sol voire d’un assainissement si nécessaire, ou la prise en compte des mesures particulières issues des Certificats de Contrôle du Sol et attestations déjà délivrés.
Tableau des différentes obligations en fonction des situations
Et si l'extrait conforme est incorrect ?
Il est possible que l'extrait conforme produit par la BDES vous semble inexact.
- Si la coloration "Pêche", établie sur base des informations que nous recevons de nos sources de référence, ne vous semble pas justifiée, il est toujours possible de demander une rectification.
- Pour les autres cas d'erreur, il faut alors signaler l'erreur par e-mail en annexant une copie de l'extrait conforme erroné.
Combien coûtent les extraits conformes ?
Le premier extrait conforme coûte 30 euros et pour les suivants un montant dégressif est appliqué avec un montant maximum de 320 euros. Ce coût correspond à un droit de dossier (rétribution de l'Administration pour un service presté) et donc il n'est pas soumis à la TVA.
A titre indicatif:
| 1 parcelle | 30 EUROS |
| 2 parcelles | 40 EUROS |
| 3 parcelles | 50 EUROS |
| 4 parcelles | 60 EUROS |
| 5 parcelles | 70 EUROS |
Plus précisément, le montant du droit de dossier pour la délivrance de l'extrait conforme est calculé selon la formule suivante :
« M = A + [(N-1) x B] »
Où :
1° "M est le montant du droit de dossier";
2° "A = 30 euros";
3° "N est le nombre de parcelles cadastrées ou non cadastrées concernant le même bien faisant l'objet d'une même demande";
4° "B = 10 euros".
Lorsqu'une demande vise au moins une parcelle non cadastrée, le montant du droit de dossier est majoré de 100 euros. Si l'extrait conforme est délivré par voie recommandée, le montant du droit de dossier est majoré de 10 euros. Le montant du droit de dossier est plafonné à 320 euros. Une même demande est limitée à un maximum de 80 parcelles cadastrées ou non cadastrées. Au-delà de ce nombre, la demande est soumise à autorisation préalable suivant les modalités déterminées par le Gouvernement.
Demande de remboursement
Si une erreur s’est produite lors de la commande d’extrait conforme en ligne sur le site de la BDES (par exemple, un extrait conforme payé mais jamais reçu), il est possible de demander un remboursement via ce formulaire à compléter et transmettre à l’adresse e-mail : remboursement.bdes.dgo3@spw.wallonie.be
Comment obtenir plus de 80 extraits conformes simultanément?
Pour les demandes d'extraits conformes concernant un nombre de parcelles cadastrées supérieures à 80, le demandeur doit compléter ce formulaire.
Le demandeur y joint une liste des numéros de parcelles cadastrées et/ou une liste des adresses approximatives des parcelles non cadastrées ainsi qu'un plan reprenant la localisation, les contours et éventuellement un identifiant des parcelles ainsi que tout élément permettant de situer précisément ces parcelles, sur base du référentiel cartographique.
Le demandeur annexe la preuve que la liste de parcelles souhaitées relève bien du même acte.
Le demandeur effectue le paiment préalable de la demande d'extraits conformes d'un montant de 320 euros. Une preuve de paiement doit être fournie avec le formulaire. Cette preuve de paiement est un document bancaire reprenant le numéro de compte du demandeur, son nom, la dénomination de l'organisation, le cas échéant, en communication, le montant payé et la date du paiement.
Le demandeur envoie le formulaire et les documents : soit par e-mail, soit par courrier à Direction de la Protection des Sols - Avenue Prince de Liège, 15 à 5100 JAMBES.
Dès réception de la demande d'extrait conforme au moyen du formulaire, les délais suivants s'appliquent:
-Délai pour informer de la recevabilité, l'incomplétude ou l'irrecevabilité : 20 jours.
-Délai pour traiter la demande recevable et complète : 15 jours.
Quelle est la validité d'un extrait conforme ?
La durée de validité de l'extrait conforme utilisé pour passer un acte notarié est d'un an maximum à dater de sa délivrance. Dans le cas d'une demande de permis d'environnement/d'urbanisme/unique, sa durée de validité est de 3 mois.
Il se périme toutefois quand des modifications des données inscrites à la BDES sont intervenues sur la parcelle concernée postérieurement à la délivrance de l’extrait conforme, ou quand une obligation de réaliser une étude de sol pour la parcelle concernée survient postérieurement à la délivrance de l’extrait conforme. Lors d'une vente, il est donc recommandé de s'assurer que l'extrait conforme correspond toujours aux informations inscrites dans la BDES, en l'interrogeant.
En haut à droite de l'extrait conforme se trouve la formule "valide jusqu'au...": elle peut induire en erreur. Il faut exclusivement comprendre cette date comme étant celle avant laquelle les notaires peuvent obtenir par E-Notariat une délivrance gratuite d'un nouvel extrait conforme pour la même parcelle.
Les trois procédures pour obtenir un extrait conforme ?
Trois méthodes d’obtention des extraits conformes de la Banque de Données de l’Etats des Sols sont disponibles:
- E-NOTARIAT : Pour les Notaires, ces documents sont disponibles directement au départ de l’application CADASTRE fournie par FEDNOT. Dans ce cas la facturation des commandes sera réalisée au travers de l'abonnement à la FEDNOT.
- BDES : Pour tous les utilisateurs en général (sauf Notaires), ces extraits conformes peuvent être obtenus directement dans l’application web BDES selon cette procédure.
- INDISPONIBILITE DE LA BDES : Enfin, il est possible de se faire délivrer un extrait conforme en demandant l'application de l'article 20 de l'AGW. Ce processus est plus long et ne peut être utilisé que lorsque la BDES a été déclarée en indisponibilité.